Ekonomiskt ansvar
Kommunfullmäktige tilldelar nämnder och styrelser ett nettoanslag för driften. Nämnder som har verksamheter med stark anknytning till befolkningsutvecklingen tilldelas resurser enligt en resursfördelningsmodell som har sin grund i befolkningsprognosen. Nämnder som inte har någon direkt anknytning till befolkningsutvecklingen får tilldelning enligt en anslagsmodell. Inom ramanslaget ska nämnderna ta ett självständigt ansvar för sin ekonomi. Nämnderna ska besluta om rutiner för budgetuppföljning och intern kontroll. Nämnden är skyldig att göra uppföljning med så täta intervall som krävs för att ha en god kontroll, såväl på nämndsnivå som för de enskilda enheterna.
Vid befarat underskott ska förvaltningschefen utarbeta förslag till åtgärder som nämnden ska ta ställning till. Nämnden är skyldig att fatta beslut om åtgärder så att anslaget inte överskrids. Om nämnden inte anser sig klara sig inom tilldelat anslag ska omedelbar rapportering till kommunstyrelsen ske. För att säkerställa dialogen och kommunikationen vid ett befarat underskott, ska regelbundna uppföljningsträffar mellan kommunstyrelsens presidium, inklusive kommundirektör och ekonomichef, och berörd nämnds presidium, inklusive förvaltningschef, hållas under året.
Nämnderna ska lämna uppföljningsrapporter till kommunfullmäktige två gånger per år. Dessa ska innehålla periodutfall och prognos för året vad gäller det ekonomiska utfallet och fastställda prestations- och kvalitetskrav i verksamheten, samt förslag till korrigerande åtgärder vid befarade avvikelser. Delårsrapporten per den siste augusti ska också innehålla en uppföljning av fullmäktiges övergripande mål.
Budgetansvar
Nämnderna ska verka för att effektivitet och produktivitet stimuleras, exempelvis genom utveckling av budgetansvar och ökad decentralisering av ansvar och befogenheter. Nämnderna ansvarar vidare för att en god intern kontroll finns inom respektive verksamhetsområde.
Budgetansvaret innebär att nämnderna ansvarar för att verksamheten bedrivs utifrån beslutade mål och den antagna verksamhetsplanen, kommunfullmäktiges beslut i övrigt, samt för verksamheterna gällande lagar och andra bestämmelser.
Nämnderna ska fördela fastställd budgetram så att dessa mål så långt som möjligt uppnås. Detta sker i internbudgetarbetet under hösten. Nämnden kan omprioritera mellan alla verksamheter, både anslagsfinansierade och resursfördelade anslag. I bokslutet görs en avstämning av varje verksamhet mot kommunfullmäktiges budget. Särskilt riktade tillfälliga anslag ska användas till avsett ändamål. Om en nämnd önskar avvika från detta, till exempel för att kunna hålla den beslutade budgetramen, ska detta rapporteras till fullmäktige för ny prövning.
Nämnden delegerar budgetansvaret till verksamheten på lämplig nivå. Budgetansvaret innebär en skyldighet att planera och genomföra verksamheten inom fastställda ramar för att nå uppsatta mål. För att verksamheten ska kunna utföras så att resurserna ligger inom fastställd budget, krävs att den budgetansvarige fortlöpande följer upp och analyserar budgetavvikelser och vidtar nödvändiga åtgärder så att den ekonomiska ramen ska kunna hållas. Det ska vara möjligt för förvaltningen att generellt framöver göra en bemanningsplanering där kompetens och uppdrag justeras inom den ram som finns, för att möta de behov som kommunens utveckling medför. Närmaste chef ska informeras om enhetens ekonomiska läge. Budgetuppföljningen är en del av budgetansvaret.
Taxor och avgifter
Förändringar i taxor och avgifter som nämnden själv beslutar om ska redovisas i budgetförslaget.
Över- och underskott
Redovisat ekonomiskt resultat för de olika nämnderna/styrelserna ska bli föremål för bedömning utifrån ett ekonomiskt och kvalitetsmässigt perspektiv. Det är kommunfullmäktige som beslutar om nämnderna/styrelserna ska ta med sig över- eller underskott till kommande år. Beslut om resultatöverföring tas vanligtvis av kommunfullmäktige, normalt i samband med redogörelsen av årsredovisningen. En förutsättning för att kunna föra över ett överskott är att den totala ekonomin i kommunen tillåter det.
Huvudregeln är att:
- Uppkommet överskott mot budget får överföras till kommande år under förutsättning att verksamheten har bedrivits i enlighet med fastställda mål beträffande prestationer och kvalitet, och i det fall överskottet har uppkommit som en följd av nämndens egna åtgärder.
- Uppkommet underskott mot budget överförs i det fall detta bedöms ha uppkommit genom nämndens egna åtgärder eller brist på åtgärder för att förebygga eller åtgärda underskott.
Vid beslut om resultatöverföringar grundas bedömningarna på följande:
- avstämning mot budgeterade verksamhetsvolymer som är kostnadspåverkande, till exempel antal barn i förskola och elever i grundskola
- vissa opåverkbara kostnadsförändringar, till exempel programval i gymnasieskola och utbetalt ekonomiskt bistånd
- händelser utanför nämndens påverkan, exempelvis stängning av bad för reparation, ökad skadegörelse och extrem vinterväghållning.
- Ej genomförda verksamhetsutökningar där särskilda medel har anslagits (till exempel projekt som ej har genomförts, och förseningar som har orsakat att projektet/åtgärderna ej kunnat genomföras) avräknas ej.
Det redovisade resultatet (budgetavvikelsen) justeras (positivt eller negativt) för händelser av ovanstående karaktär. Efter gjorda justeringar bör hänsyn tas till medelsbehovet i nämnden, det vill säga vad överskottet ska användas till. Vid överföring av underskott bör nämndens möjligheter att åtgärda detta och konsekvenserna för verksamheten bedömas.
Slutligen beräknas resultatöverföring för hela nämndens verksamhet och ekonomi. Det är den totala budgetavvikelsen som bedöms, inte enskilda verksamheter eller enheter.
Investeringar
Anslagsbindningsnivå för investeringar är projekt. För respektive projekt finns en beslutad totalutgift (anslag) samt beräknad genomförandetakt (kalkyl/prognos respektive år). Den beslutade totalutgiften får ej överskridas. Vid befarat överskridande ska begäran om tilläggsanslag lämnas. Genomförandetakten ska rapporteras i uppföljningsrapporterna.
Särskilt igångsättningstillstånd krävs för investeringsobjekt med en total utgift över 1,5 mnkr, samt hyres- och leasingavtal med en total utgift (det vill säga över hela hyresperioden) överstigande 1,0 mnkr.
Nämnden har vid behov möjlighet att omdisponera medel för inventarieanskaffningar från driftbudgeten till investeringsbudgeten.
Vid investeringsäskande ska en särskild mall för investeringsäskande användas, Beslutsunderlag och kalkyl. I den ska framgå:
- bakgrund och syfte med investeringen – varför är investeringen aktuell och vilka förutsättningar bygger investeringen på
- beskrivning av handlingsalternativen och konsekvensbeskrivning – vad innebär investeringsalternativen, finns det andra alternativ, vad händer om investeringen genomförs alternativt inte genomförs
- tidplan och uppföljning – genomförandeplan med uppföljningsintervall
- finansiering – förändrad driftskostnad till följd av investering.
Intern leasing
All typ av leasing ska jämställas med upplåning/finansiering och ska alltid hanteras i samråd med ekonomiavdelningen. Beslut om leasing ska därför alltid föregås av en prövning gentemot andra former för finansiering och ska endast ske i undantagsfall och där särskilda skäl föreligger, till exempel beträffande personbilar. Leasing som alternativ till köp av maskiner och inventarier kan väljas om den totala leasingavgiften motsvarar en effektiv årsränta som är lägre än för alternativa finansieringsformer. Som ett alternativ till leasing kan kommunledningsförvaltningen erbjuda intern leasing av maskiner och inventarier. Nämnderna ska vända sig till kommunledningsförvaltningen, ekonomiavdelningen, för att diskutera nämndernas behov av internleasing.